для підприємств житлово-комунального господарства

На що звернути увагу при співпраці неприбуткової організації з ФОП

Тетяна Горячун, аудитор
30.10.2024
Постачальниками послуг і товарів для ОСББ і кооперативів часто є фізичні особи — підприємці (ФОП). Що необхідно врахувати, щоб у ревізійної комісії та контролюючих органів не було претензій щодо співпраці з ФОП?

Перевірка статусу суб’єкта господарської діяльності

Насамперед важливо переконатися, що фізична особа дійсно є суб'єктом господарської діяльності. За допомогою електронного цифрового підпису це можна перевірити на порталі Міністерства юстиції України або без електронного підпису в сервісі Opendatabot (через Viber або Telegram).

Перевірка статусу важлива, оскільки, якщо на момент співпраці особа не є підприємцем, організація стає податковим агентом. Це означає, що вона повинна утримати з виплат податок на доходи фізичних осіб та військовий збір, а також, у разі замовлення послуг або робіт, сплатити єдиний соціальний внесок за рахунок власних коштів.

Група єдиного податку підприємця

Більшість ФОП є платниками єдиного податку. Слід врахувати, що продавати товари неприбутковій організації можуть платники єдиного податку як другої, так третьої групи, а ось виконувати роботи чи надавати послуги дозволено лише підприємцям третьої групи єдиного податку.

Перевірити групу єдиного податку за допомогою електронного підпису можна в Реєстрі платників єдиного податку через кабінет платника податків.

Види діяльності ФОП

ФОП на єдиному податку має право постачати товари, роботи або послуги виключно в межах зареєстрованих видів діяльності. Перевірити зареєстровані види діяльності можна також через кабінет платника податків.

Оформлення первинних документів і договорів

Підприємці часто працюють без бухгалтерів та юристів, тому перевіряти надані ними документи необхідно максимально прискіпливо. У первинних документах (накладних, актах виконаних робіт) обов’язково повинні бути такі реквізити:
  • назва документа (накладна, акт виконаних робіт, акт надання послуг тощо);
  • дата складання;
  • прізвище, ім'я та по батькові підприємця та його ідентифікаційний код;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
  • особистий підпис підприємця.
Особливу увагу варто приділити пункту «зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції». Якщо продаються товари, то в накладній повинні бути зазначені назва товару, кількість, ціна за одиницю й загальна вартість. Якщо йдеться про роботи/послуги, то опис повинен бути таким, щоб було зрозуміло, які роботи/послуги та в якому обсязі виконувались. Не повинно бути «юридичні послуги 5000 грн.», з такого формулювання абсолютно незрозуміло, які послуги надані та в якому обсязі. Юридичні послуги — це може бути консультація щодо укладання договору, або підготовка вимоги до боржника, або супроводження загальних зборів. Тому формулювання повинно бути більш конкретним та із зазначенням одиниць виміру, наприклад: «розробка проєкту статуту ОСББ — 5 годин х 1000 грн/год., загальна вартість послуг 5000 грн.»

Якщо послуги надаються протягом тривалого періоду, то на такі послуги завжди складається договір. Наприклад, послуги прибирання, охорони, вивезення сміття тощо. У такому договорі необхідно розписати, яким чином надається послуга та як формується ціна.

Також важливо, щоб у договорі не було ознак трудових відносин. Більш детально про це можна прочитати в статті.

Матеріально-технічна база та трудові ресурси

Якщо ФОП не має достатніх матеріальних або трудових ресурсів для виконання певних робіт чи послуг, то при податковій перевірці операції між організацією та ФОП можуть бути визнані фіктивними. Так, ФОП, який надає послуги перевезення вантажів, повинен мати власний або орендований транспортний засіб. У ФОП, який надає бригаду будівельників для проведення ремонтних робіт, повинні бути оформлені трудові або цивільно-правові відносини з цими працівниками.

Задля уникнення проблем організація може запросити у майбутнього підрядника підтвердження наявності ресурсів для виконання договірних зобов’язань.

Готівкові розрахунки

Рекомендуємо уникати готівкових розрахунків і розрахунків карткою, але якщо така необхідність все ж таки виникла, то постачальник обов’язково повинен надати фіскальний чек. Фіскальні чеки швидко вицвітають, тому варто одразу робити з них сканкопії та зберігати чеки в темному місці.

Слід пам’ятати й про те, що існує ліміт розрахунків готівкою протягом одного дня — 10 000 (десять тисяч) гривень. Якщо потрібно сплатити готівкою більшу суму, то необхідно розділити платіж на декілька днів, щоб не перевищити ліміт.
Хочеш читати нові статті першим? Підпишись на розсилку!
Ніякої реклами, тільки цікаве й корисне для ОСББ, ЖБК, котеджних містечок.