Аудит ОСББ: які помилки знаходять аудитори - 4

Кожен аудит ОСББ — це не просто перевірка бухгалтерських проводок і правильності складання звітності. Під час аудиту ми виявляємо різні проблеми: від технічних помилок в обліку та відсутності підтвердних документів до помилок у нарахуванні внесків і рішень органів управління, прийнятих із порушенням розподілу повноважень.
Частина таких помилок виникає через неуважність або неналежне ведення обліку. Але є й інші ситуації, коли проблема полягає вже не в бухгалтерській помилці, а в неправильному розумінні повноважень правління або неврахуванні податкових вимог.
Наведу декілька ситуацій, які ми виявили під час останніх аудитів.

Підзвітна особа отримала готівку й використала її для придбання послуг.
До звіту додані рахунок і акт. Але під час перевірки з’ясувалося, що немає документа, який безпосередньо підтверджує факт оплати. Найчастіше таким документом є фіскальний чек.
Це важливий нюанс: рахунок підтверджує, скільки потрібно було сплатити, акт — що  послуга була отримана, але сам по собі жоден із цих документів не обов’язково підтверджує факт оплати готівкою.
Під час перевірки підзвітних сум аудитори звертають увагу не лише на наявність документів, а й на те, чи підтверджують вони фактично понесені витрати.

Ще одна проблема, яку можна виявити лише тоді, коли бухгалтерський облік порівнюють із даними державних реєстрів.
В одному з ОСББ в обліку певний об'єкт був зазначений як одне приміщення. Під час звірки з даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно з’ясувалося, що фактично йдеться про три окремі приміщення.
Здавалося б, технічна помилка в обліковій програмі. Але вона безпосередньо вплинула на гроші.
У цьому ОСББ внесок був встановлений у фіксованому розмірі за кожне приміщення. Тому замість нарахування трьох внесків нараховувався лише один.
У результаті ОСББ протягом певного часу недоотримувало кошти, а в обліку формувалася неправильна інформація про нарахування та заборгованість співвласників.
Саме тому під час аудиту важливо перевіряти не тільки правильність арифметики в бухгалтерській програмі, а й саму базу, на основі якої здійснюються нарахування: кількість приміщень, їх площу, статус приміщення, власників тощо.

Іноді правління ОСББ намагається вирішити соціальне або конфліктне питання самостійно.
Наприклад, аудитори виявили рішення правління, яким окремих співвласників було звільнено від сплати внесків.
Визначення розмірів внесків і платежів належить до компетенції загальних зборів співвласників. Тому правління не може просто своїм рішенням змінити встановлений загальними зборами порядок сплати внесків або звільнити окремих співвласників від їх сплати.

Ще одна ситуація виникла там, де загальними зборами були встановлені різні розміри внесків для житлових і нежитлових приміщень.
Під час аудиту з'ясувалося, що декілька нежитлових приміщень у бухгалтерській програмі були помилково зазначені як житлові.
Через це протягом певного періоду внески нараховувалися за меншою ставкою, внаслідок чого ОСББ протягом довгого періоду недоотримувало гроші.
Тому якщо в будинку є житлові та нежитлові приміщення, варто періодично перевіряти, чи правильно вони класифіковані в обліку та чи відповідають ці дані документам на нерухомість.

ОСББ використовує газову котельню, яка є стаціонарним джерелом викидів забруднюючих речовин в атмосферне повітря. Відповідно до Податкового кодексу України за такі викиди необхідно сплачувати екологічний податок. Проте податок не сплачувався, звітність не подавалася. Як наслідок — штрафи за неподання звітів та несплату податку.

В ОСББ платежі від рекламодавців приймалися до каси ОСББ готівкою, але без застосування РРО або ПРРО, що є порушенням. Наслідком незастосування РРО/ПРРО можуть бути значні штрафи.
Рекомендуємо всі розрахунки проводити в безготівковій формі, а в разі необхідності прийняти готівку детально перевірити, яким чином це можливо зробити та чи потребує конкретна операція застосування РРО/ПРРО

Усі наведені приклади різні. В одній ситуації не вистачає документа, що підтверджує оплату. В іншій — неправильно визначена кількість приміщень. Десь правління прийняло рішення, яке належить до компетенції загальних зборів, а десь звичайна помилка в довіднику приміщень призвела до неправильного нарахування внесків.
Але спільним є одне: помилки в ОСББ часто виникають не там, де їх очікуєш.
Саме тому аудит — це не просто перевірка «чи сходиться бухгалтерський баланс». Хороший аудит дозволяє подивитися на діяльність ОСББ комплексно: перевірити документи, облік, нарахування внесків, рішення органів управління, податки та відповідність фактичної ситуації даним бухгалтерської системи.
Іноді одна знайдена під час аудиту помилка дозволяє повернути ОСББ кошти, які воно могло б втрачати роками.
Саме тому аудит ОСББ — це не формальність, а інструмент своєчасного виявлення проблем і захисту коштів співвласників.