Облік товарно-матеріальних цінностей в ОСББ і кооперативах

ОСББ і кооперативи для виконання своїх завдань купують різноманітні товарно-матеріальні цінності (ТМЦ). Це можуть бути будівельні матеріали, миючі засоби, лампочки, пальне для генератора тощо. З точки зору бухгалтерського обліку такі ТМЦ є оборотними активами (запасами) й призначені для споживання протягом періоду, що не перевищує 12 місяців.

Як правило, в обліку ОСББ і кооперативів наявні матеріали й малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП). При аудиті часто виявляється, що ТМЦ класифікуються неправильно, одні й ті ж самі ТМЦ відносяться то до матеріалів, то до МШП. У чому ж полягає різниця? Ключова відмінність між матеріалами та МШП полягає в характері використання: матеріали повністю споживаються в одному виробничому циклі, тоді як МШП можуть використовуватися багаторазово протягом певного періоду. МШП поступово зношуються й приходять до стану непридатного для використання. Так, до матеріалів відносяться: фарба, папір, добрива, миючі засоби. До МШП віднесемо віники, швабри, багаторазові рукавички.

Матеріали радимо обліковувати на рахунку 209 «Інші матеріали», а МШП на складі - на рахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». Якщо є паливо, то його обліковують на рахунку 203 «Паливо».

Запаси оприбутковуються на баланс за первісною вартістю. Важливо, що первісна вартість включає не тільки ціну постачальника, яку ми бачимо в накладній, але також і витрати на доставку та розвантаження. Так, якщо вартість пелет для опалення становить 50 тис. грн, а вартість їх доставки та розвантажувальних робіт склала 10 тис. грн, то оприбуткувати пелети необхідно за вартістю 60 тис. грн.

Матеріали повинні списуватись з балансу після їх використання. Часта помилка — списання з балансу одразу після придбання, а інколи навіть матеріали не оприбутковуються на баланс, а одразу відносяться на витрати. У таких випадках в обліку некоректно відображається вартість запасів, а головне, що немає контролю за їх використанням.
Акти списання матеріалів підписуються членами призначеної комісії. В акті рекомендуємо зазначати конкретну причину списання (наприклад: використано для ремонту вхідних дверей першого парадного).
Вартість МШП при передачі в експлуатацію відноситься на витрати, а кількісний облік МШП продовжується на забалансовому рахунку. Забалансовий облік дуже важливий для здійснення контролю за використанням МШП. Списуються МШП тоді, коли прийшли у непридатний для використання стан.

Щодо обліку запасів в обліковій політиці необхідно вказати метод оцінки вибуття запасів (рекомендуємо ФІФО або середньозваженої вартості), а також порядок обліку і розподілу транспортно-заготівельних витрат (рекомендуємо обліковувати транспортно-заготівельні витрати шляхом безпосереднього включення до первісної вартості одиниці запасів без використання окремого субрахунку для обліку транспортно-заготівельних витрат).

Перед складанням річної звітності ОСББ і кооперативи повинні провести інвентаризацію, під час якої, зокрема, перевірити наявність та стан матеріалів і МШП.

Для коректного обліку запасів необхідне ведення повноцінного бухгалтерського обліку та використання якісного програмного забезпечення. Докладніше про вибір програмного забезпечення для обліку читайте у нашій окремій статті. Також ви можете розрахувати вартість професійного бухгалтерського обліку за посиланням.